Assistant de Direction - le Grand Chalon H/F - Structures de coopération territoriale

Au sein de la Direction Générale Adjointe de l'Attractivité du Territoire ( DGA - AT) , vous assisterez le Directeur Général Adjoint dans l'organisation et le suivi de ses activités.

Gestion de l'agenda
Vous assurerez la gestion de l'agenda de la DGA - AT en :

planifiant les réunions ;
organisant les déplacements ;
priorisant les rendez-vous en fonction des urgences et des priorités.

Préparation et suivi des réunions
Vous effectuerez la préparation des réunions en :

réservant les salles ;
envoyant les convocations ;
diffusant les ordres du jour et les documents nécessaires aux participants ;
organisant matériellement les espaces de réunion ;
participant à certaines réunions afin d'assister la DGA - AT et de rédiger les comptes rendus.

Gestion administrative
Vous produirez et mettrez en forme différents documents à l'aide des outils bureautiques, notamment :

des courriers ;
des rapports ;
des notes ;
des tableaux de synthèse.
Vous assurerez également la diffusion du courrier auprès des membres de la DGA AT et veillerez à son bon enregistrement dans l'outil Kolok.

Accueil et gestion des interlocuteurs
Vous accueillerez les interlocuteurs, en présentiel ou par téléphone. À ce titre, vous :

filtrerez les appels et les demandes ;
organiserez l'attente des visiteurs ;
recueillerez et transmettrez les messages en cas d'absence de l'interlocuteur concerné.
Classement et suivi des dossiers
Vous assurerez le classement et l'archivage des dossiers ainsi que la gestion des stocks de fournitures administratives.

Préparation des instances
Vous participerez à la préparation des instances municipales et communautaires en :

assurant le suivi, la relance et la relecture des projets de rapports et des délibérations ;
veillant au respect des échéances de validation par le DGA.

Suivi de dossiers transversaux
Vous participerez à la gestion et à la centralisation de différents dossiers en :

préparant les réunions « Maire en direct » ;
préparant les revues de projets trimestrielles ;
centralisant les rapports d'activité des services de la DGA-AT.

Lieu de travail : 23 Avenue George Pompidou

Horaires en 37 heures hebdomadaire du lundi au vendredi

Vous disposez d'excellentes qualités relationnelles.
Vous faites preuve de sens de l'organisation, de rigueur et d'autonomie.
Vous savez analyser les demandes, gérer les priorités et respecter les échéances.
Vous possédez de bonnes capacités rédactionnelles
Vous maîtrisez les outils bureautiques
Vous connaissez le fonctionnement des collectivités territoriales et de leurs partenaires.
Vous êtes disponible, réactif et appréciez le travail en équipe.

• Gestion de l'emploi du temps
• Sens du relationnel
• Travail en équipe
• Logiciels bureautiques
• Autonomie
• Compte-rendu
• Gestion des stocks
• Compétences rédactionnelles
• Réactivité
• Sens de l’organisation