Secrétaire Administratif en Unité Éducative au Stemoi Chalon sur Saône H/F - Service Public

En tant que secrétaire administratif(ve) en unité ou service éducatif, vous apporterez une assistance continue au/à la responsable d'unité éducative (RUE) et au/à la directeur(rice) de service en matière d'organisation, de gestion, d'information, de communication et de suivi des dossiers.

Accueil du public

- Assurer l'accueil téléphonique et l'information des jeunes, de leur famille, des magistrats prescripteurs, des partenaires

- Accueillir les jeunes et leur famille qui viennent à l'unité sur rendez-vous ou spontanément, ainsi que les partenaires

- Renseigner l'application PARCOURS

Gestion du secrétariat

- Enregistrer le courrier (postal et électronique) et en assurer le suivi

- Transmettre les informations aux professionnels, notamment lors de réunions institutionnelles

- Créer les dossiers jeunes

- Mettre en page et transmettre les documents administratifs aux services compétents et les classer aux dossiers

- Organiser la documentation, la diffusion et l'archivage des documents et des dossiers de l'unité ou du service

Gestion des aspects logistiques de l'unité ou du service

- Editer des listes d'activité, de suivi, de décisions, de tableaux de gestion à la demande du/de la RUE

- En lien avec le/la supérieur(e) hiérarchique, gérer les stocks et saisir les expressions de besoin via « CHORUS formulaire »

- Alimenter l'outil local de gestion du suivi des autorisations d'engagement

- Le cas échéant, tenir la sous régie sur proposition de l'autorité hiérarchique

- Assurer le cas échéant le rôle Assistant Chorus DT

Gestion de proximité dans différents domaines des ressources humaines

Transmettre les documents à la direction interrégionale après validation par le/la directeur(rice) de service ou le/la RUE

Connaissances requises

• Techniques de secrétariat

• Outils bureautiques

• Applications métiers (Parcours, Chorus)

Savoir-faire :

• Accueillir
• Maitriser des délais
• Travailler en équipe
• Mettre en forme un document
• Archiver

Savoir-être :

• Sens des relations humaines

• Etre réactif

• Faire preuve de discrétion

• Sens de l'organisation.

Offre de formation à la prise de poste : Parcours, Chorus

• Logiciels bureautiques
• Chorus
• Traitement du courrier
• Permanence téléphonique
• Réactivité
• Sens de l’organisation