Les missions du poste
Missions administratives variées : secrétariat - suivi de dossiers - Accueil physique et téléphonique du public- Accueil physique et téléphonique des usagers - Gestion du standard : réception des appels, prise de messages- Recevoir et orienter le public et les appels vers les différents services compétents- Rechercher et diffuser les informations- Hiérarchiser les demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou priorité- Réception, traitement et diffusion de l'information - Enregistrement du courrier départ/arrivé- Transmission aux services- Envoi du courrier- Diffusion de l'information en général - Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques- Réalisation de divers travaux de bureautique - saisie et mise en forme de documents de formes et contenus divers (courriers, tableaux)- tri, classement, archivage- Suivi et mise en forme des dossiers administratifs - Urbanisme : Lire et analyser différents types de plans et documents d'urbanisme, vérifier la conformité des demandes d'autorisation d'urbanisme avant envoi au service instructeur, assurer la mise en oeuvre des décisions municipales en matière d'urbanisme.- État civil : Organiser l'accueil et l'information du public, établir les différents actes d'état civil.- Affaires générales : Préparer et mettre en forme les actes administratifs du maire notamment les arrêtés, gestion et suivi des affaires générales.
Le profil recherché
SavoirsConnaissance de l'environnement institutionnel, des collectivités territoriales et de la fonction publique territoriale. Connaissance de base/générale : Urbanisme, État civil...Maîtrise de l'expression écrite et orale Maîtrise des outils informatiques et bureautiques Maîtrise des techniques de recherches documentaires.Savoir-faire / Savoir être :Savoir travailler en équipe Savoir s'organiser et gérer les priorités Savoir comprendre une demande, filtrer et orienter les correspondants Savoir prendre des notes Savoir s'adapter à différents interlocuteurs Accueillir le public avec amabilité Gérer les situations de stress Respecter la confidentialité Savoir gérer et suivre une procédure, être méthodique
Compétences requises
- Accueil de la clientèle
- Rigueur et méthode
- Traitement du courrier