Assistant du Directeur Général des Services - Mairie de Chalon sur Saône H/F - Communes

Rattaché(e) au Directeur Général des Services (DGS), vous assurez une assistance administrative, organisationnelle et logistique essentielle au bon fonctionnement de la direction et à la circulation de l'information.

Gestion administrative et communication

Réception, traitement et diffusion des informations (courrier, mails, téléphone)
Rédaction et mise en forme de documents administratifs
Enregistrement et suivi du courrier via le logiciel Kolok
Classement et archivage des documents (papier et numérique)
Mise en place et suivi de tableaux de bord

Organisation et gestion de l'agenda

Gestion de l'agenda du DGS
Organisation logistique des réunions (réservation de salles, invitations, commandes)
Organisation des déplacements du DGS et du Comité de direction
Élaboration et suivi des plannings et congés (logiciel Incovar)

Appui aux instances de direction

Préparation des dossiers pour les réunions (ordres du jour, comptes rendus ...)
Participation aux réunions du Comité de direction

Interface et coordination

Accueil et interface entre la direction et les interlocuteurs internes et externes

Gestion spécifique et logistique

Traitement des avis de contraventions des collectivités
Suivi des badges et cartes de stationnement (Q-Park)
Gestion des télécommandes de parking
Suivi des contrats et facturations liés aux dossiers du DGS
Gestion des fournitures administratives
Référent(e) logiciels (Kolok, Incovar) et registre santé sécurité au travail

Savoir-faire

Vous maîtrisez les outils bureautiques et logiciels métiers
Vous avez d'excellentes capacités rédactionnelles
Vous êtes organisez et vous avez une bonne gestion des priorités
Votre suivi administratif est rigoureux
Prise de note sténodactylographie apprécié

Savoir être

Vous êtes une personne discrète et mettez un point d'honneur à la confidentialité
Vous avez un sens du relationnel
Vous êtes réactive et vous travaillez en autonomie

• Gestion de l'emploi du temps
• Compétences rédactionnelles
• Traitement du courrier
• Prise de note