Assistant de Direction Technique - Urbanisme H/F - 71

Missions-activités:

1. Accueil et gestion du standard
- Assurer la réception et le traitement des appels pour les Services Techniques : réponse de premier niveau, prise de notes des demandes, et transmission aux services compétents.

2. Secrétariat et gestion administrative
- Suivre les courriers et courriels (entrants et sortants) : rédaction, diffusion, et archivage.
- Gérer le circuit des parapheurs (visas, signatures, envoi aux destinataires).
- Assurer le classement et l'archivage des documents des Services Techniques.

3. Suivi des demandes d'interventions
- Mettre à jour le tableau de suivi des demandes du Centre Technique Municipal (CTM).
- Participer aux réunions de planning hebdomadaires et diffuser les bilans (hebdomadaires, mensuels, conseils d'école, etc.).

4. Gestion comptable et budgétaire
- Assurer le suivi des dépenses : édition de bilans, virements de crédits, et mise en forme des décisions modificatives.
- Saisir les bons de commande et engagements comptables.
- Contrôler les factures et vérifier le service fait avant mandatement.

5. Commande publique et marchés
- Participer et suivre la procédure de commande publique de la direction.

6. Gestion des contrats d'entretien et de maintenance
- Suivre les dates de renouvellement des contrats (gaz, électricité, extincteurs, légionnelle, défibrillateurs, etc.).
- Lancer les consultations pour le renouvellement des contrats et assurer leur suivi administratif.

7. Urbanisme
Remplacement ponctuel de l'agent en charge de l'urbanisme lors de ses absences :
- Traitement des dossiers d'urbanisme en lien avec le Grand Chalon
- Acquisitions/ventes et échanges de terrains
Profils recherchés
Compétences techniques :
- Connaissances de l'environnement territorial
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Sharepoint) et des logiciels métiers.
- Connaissances en urbanisme.

SAVOIR-FAIRE :
- Rigueur et méthode : capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément.
- Rédaction administrative : aisance pour rédiger des actes, courriers.
- Sens de l'organisation et travail en équipe.
- Respect de la discrétion et des procédures internes.

SAVOIR-ETRE :
- Qualités relationnelles : sens du service public et de la communication.
- Pédagogie : capacité à expliquer et accompagner les équipes et les usagers.
- Réactivité et adaptabilité